Автоматизация командировок для экономии времени в компании ООО «ТИиС»
О клиенте
Компания «ТИИС» — крупный игрок в сфере транспортного инжиниринга и строительства. Организация занимается проектированием и строительством дорог и мостов. Сотрудники компании — инженеры, геодезисты, руководители проектов — постоянно находятся в командировках: контролируют подрядчиков на десятках объектов, работают с заказчиками в регионах, оперативно выезжают на стройплощадки.
Для такого бизнеса скорость принятия решений — критический фактор. Любая задержка с оформлением документов, выплатами и согласованиями автоматически превращается в операционные риски: остановки процессов на объектах, штрафы по госконтрактам, рост затрат и напряжение в команде.
С какой проблемой пришел клиент
«ТИИС» столкнулась с проблемами, которые били прямо по ее операционной эффективности:
- Хаос в документообороте. Заявления заполнялись в Excel, распечатывались, передавались по строительным площадкам — часто терялись или приходили с опозданием.
- Простой ключевых специалистов. Ценный инженер мог 2-3 дня «висеть в воздухе», вручную согласуя поездку по телефону и email, вместо работы над проектом.
- Согласования через мессенджеры. Координация с инженерами, архитекторами и прорабами происходила через WhatsApp, Telegram и звонки — кто-то отвечал через день, кто-то вообще забывал.
- Финансовая неразбериха. Размытые бюджеты командировок, сложности в учете расходов по конкретным объектам и контрагентам. Бухгалтерия не знала, сколько и кому платить — потому что расходы не синхронизировались с билетами, гостиницами и приказами.
- Юридические и кадровые риски. Некорректное оформление работы в выходные на удаленных объектах, ошибки в приказах. Это могло привести к проверкам и конфликтам.
- Нулевая прозрачность для руководства. Директор получал множество заявок в неделю — тратил до 4 часов на проверку дат, маршрутов, бюджетов и соответствия нормам. Не было ясно, кто из сотрудников, на какой объект и с какой целью едет в данный момент.
Главный болевой пункт: от подачи заявки до выплаты командировочных — в среднем 5 рабочих дней. А на объектах — это критично: сотрудники ждут деньги, чтобы оплатить гостиницу или топливо, и задержки мешают работе.
Клиент хотел:
- Автоматизировать весь цикл — от заявки до выплаты
- Убрать бумажки и ручной контроль
- Сделать прозрачность для всех: от инженера на площадке до директора в офисе
- Сократить время согласования до 1 дня — иначе объекты просто не успевают запускаться
Что и как мы реализовали
Мы внедрили цифровой рабочий процесс «Согласование командировки» в Битрикс24 — специально адаптированный под специфику строительства и проектирования транспортной инфраструктуры.
-
Создание заявки — быстро и без ошибок
Сотрудник создает заявку в едином цифровом пространстве, заполняя только необходимые поля: информацию о командировке и основные статьи расходов (билеты, проживание, суточные).
Оформление командировки происходит через цифровое рабочее место «Управление рабочим временем (УРВ)» в разделе «Командировки».
Система автоматически подтягивает связанную информацию: если выбран строительный объект, контрагент проставляется автоматически. Если забыты обязательные поля — система мгновенно напоминает. Общие расходы рассчитываются в реальном времени, сразу видно соответствие бюджету проекта.
-
Согласование команды — без потерянных сообщений
Каждому участнику командировки автоматически приходит персональное уведомление в Битрикс24 с ключевой информацией о поездке и запросом на подтверждение участия.
После полного согласования команды в ленту карточки добавляется комментарий со списком командируемых.
Если кто-то отказался, инициатор видит это в реальном времени и может заменить сотрудника или продолжить без него. Все решения фиксируются в системе — никто не может «забыть» согласовать. Никаких цепочек сообщений в мессенджерах.
-
Согласование руководства — без лишних итераций
Директор получает структурированную заявку и может принять решение одним кликом: согласовать или отправить на доработку с конкретным комментарием.
На следующем этапе заявка поступает директору для утверждения. Он получает уведомление с переходом к карточке командировки.
Инициатор получает четкую инструкцию, вносит правки, и заявка автоматически возвращается на повторное рассмотрение. Все в одном потоке, без повторных писем и звонков.
-
Выполнение и выплаты — автоматические задачи
После согласования система автоматически распределяет задачи между ответственными сотрудниками: секретарю — оформление приказа, бронирование жилья и покупка билетов, бухгалтеру — выплата командировочных.
Если командировка выпадает на выходной день, автоматически создается служебная записка на работу в нерабочее время. Бухгалтер получает точную сумму к выплате без расчетов в Excel.
Все данные привязаны к конкретному объекту — это критично для аудита и отчётности по госзаказам. Заявка закрывается только после выполнения всех связанных задач.
Важно: все действия в одном интерфейсе, все уведомления автоматические, все данные прозрачны и доступны для контроля.
Результаты: что стало лучше
Через 4 месяца после внедрения в «ТИИС» зафиксировали качественный скачок:
- Время на организацию командировки сократилось на 80% — с 16 часов до 3. Экономия более 500 часов инженерного времени в квартал, которые теперь тратятся на работу, а не на согласования.
- Сроки запуска проектных работ ускорились — специалисты быстрее оказываются на объектах у заказчиков.
- Повысилась точность финансового планирования — расходы на командировки теперь можно прогнозировать и контролировать в разрезе каждого объекта.
- Руководство получило «дорожную карту» перемещений в реальном времени — теперь видно, какие регионы и объекты требуют наибольшего внимания.
- Снижены операционные и юридические риски — все оформляется четко и по регламенту.
Дополнительный эффект:
- Инженеры больше не ждут деньги — выплаты приходят в день возвращения
- Секретарь сэкономил 12 часов в месяц — теперь помогает в подготовке отчётов по объектам
- Бухгалтерия получила полный аудиторский след — все командировки привязаны к объектам, контрагентам, приказам
- Компания легко проходит проверки госорганов — все документы в системе, всё прозрачно
Почему это работает
Каждый этап прозрачен, привязан к объекту, исключает человеческие ошибки. Каждый участник знает, что делать, когда и зачем. Каждая цифра автоматически считается, проверяется и фиксируется.
Вы не тратите время на поиск документов, не мучаете инженеров напоминаниями, не рискуете нарушить требования госзаказа.
Ваша команда работает в единой системе, а не в хаосе мессенджеров.