Автоматизация согласования отсутствий: как компания «ТИиС» сэкономила 120+ часов в год на бюрократии

О клиенте

Компания «ТИИС» — проектно-строительная организация из сферы транспортного инжиниринга. Компания занимается проектированием и строительством дорог и мостов, работает с распределёнными командами и десятками объектов в разных регионах.

Штат — до 100 человек. В команде инженеры, проектировщики, руководители проектов, административный персонал. Для такого бизнеса критически важно точно понимать, кто из сотрудников и когда доступен, чтобы не срывать сроки работ и корректно планировать загрузку людей.

При этом внутренние процессы управления рабочим временем долгое время оставались ручными и разрозненными.

С какой проблемой пришёл клиент

Компания строит сложные инфраструктурные объекты, но процессы согласования отсутствий застряли в «каменном веке».

Основные боли выглядели так:

• Бумажная волокита. Отпуска, больничные, отгулы и б/с оформлялись через бумажные заявления. Документы терялись, ходили по кабинетам, копировались и переписывались вручную.
• Невидимость для руководителей проектов. Руководители не понимали, кто из сотрудников и когда отсутствует. Это приводило к срывам сроков и экстренным перестройкам команд на объектах.
• Риски для бухгалтерии. Информация о больничных и отпусках доходила с опозданием. В результате — задержки отпускных, ошибки в табелях и постоянные ручные уточнения.
• Путаница с больничными. Открытие и закрытие листков нетрудоспособности не фиксировалось вовремя. Даты не совпадали, данные расходились, расчёты приходилось перепроверять.
• Выгорание HR и секретарей. До 30% рабочего времени уходило на звонки, напоминания, оформление приказов, перенос данных в разные системы и графики. Вместо работы с людьми — бесконечная бюрократия.

В итоге у компании не было единого источника правды по отсутствиям, а каждый отпуск превращался в маленький кризис.

Что и как мы реализовали

Мы не стали просто «оцифровывать заявление». Задача была другой — выстроить сквозной, безбумажный и управляемый процесс, который работает сам и не требует ручного контроля.

1. Единая точка входа для сотрудника

   Вся история начинается с одной кнопки — «+ Отсутствие» в разделе «Управление рабочим временем».

   Сотрудник:
   — выбирает тип отсутствия (отпуск, больничный, б/с, отгул, удалёнка);
   — указывает даты;
   — назначает замещающего сотрудника;
   — при необходимости добавляет комментарий.

   Никаких заявлений в Word и беготни по кабинетам — всё в одном интерфейсе.

   

2. Автоматическая маршрутизация и «умные» уведомления

   После создания заявки система автоматически:
   — отправляет руководителю уведомление в корпоративный чат;
   — ставит понятную задачу: согласовать или отклонить (с обязательным указанием причины).

   Для больничных процесс усложнён логикой:
   — система запрашивает данные листка нетрудоспособности;
   — контролирует корректность дат;
   — при расхождениях автоматически ветвит процесс и создаёт корректные заявки.

   Человеческий фактор исключён — ничего не «забывается» и не теряется.

3. Сквозная цепочка действий без ручного переноса данных

   После согласования руководителем:
   — HR-бот автоматически формирует заявление;
   — документ уходит на электронную подпись генеральному директору.

   После подписания система сама ставит задачи:
   — секретарю — оформить приказ и внести данные в «ИНСАЙДЕР»;
   — бухгалтеру — начислить отпускные или больничные с уже прикреплёнными данными.

   Никаких Excel, пересылок и дублирования информации.

4. Единый график отсутствий — источник правды для всех

   Все отсутствия автоматически попадают в общий график:
   — руководители видят актуальную картину по своей команде;
   — HR и бухгалтерия работают с одними и теми же данными;
   — нет расхождений между «знаю», «слышал» и «оформлено».

Результаты: что стало лучше

Через несколько месяцев после внедрения компания «ТИИС» получила измеримый эффект.

• Скорость согласования выросла в 5 раз. Процесс от заявки до приказа сократился с 3–5 дней до нескольких часов.
• 100% прозрачность. Руководители в реальном времени видят, кто и когда отсутствует. Больше никаких сюрпризов перед сдачей объекта.
• Исключены ошибки и потери данных. Единый цифровой след — от заявки сотрудника до табеля и выплат.
• Экономия более 120 человеко-часов в год. HR, секретари и бухгалтерия перестали тратить время на ручную рутину.
• Рост удовлетворённости сотрудников. Прозрачный статус заявки, быстрые выплаты, отсутствие бумажной беготни. Процесс стал предсказуемым и удобным.

Вывод: почему этот кейс — не про отпуска, а про управление

Внедряя этот процесс, «ТИИС» сделала не технический, а управленческий шаг.

Мы автоматизировали поток доверия:
— сотрудник доверяет системе свой запрос;
— руководитель принимает решения на основе актуальных данных;
— бухгалтерия работает с точной и полной информацией.

Технологии взяли на себя рутину, а люди — сосредоточились на главном: проектировании и строительстве инфраструктуры.

Если ваш бизнес устал от внутренней бюрократии и хочет, чтобы процессы работали как отлаженный механизм — этот кейс именно про это.

Готовы построить у себя такую же эффективную «дорогу» для HR-процессов?

Готовы убрать бюрократию и получить контроль над рабочим временем?

Получите бесплатный аудит вашего процесса согласования отсутствий. За 30 минут мы проведем экспресс-анализ и покажем:

• Какие этапы вашего текущего процесса можно автоматизировать в первую очередь.
• Предварительный расчет потерь времени и средств из-за ручного управления.
• План внедрения системы под ваши задачи.