МОЙ-КА!DS: Оптимизация производственных процессов.
Информация о клиенте
Группа компаний МОЙ-КА!DS представляет собой динамично развивающуюся организацию, которая объединяет федеральную сеть автомоек самообслуживания, производство и продажу оборудования для автомоечных комплексов. С момента своего основания компания активно занимается экспортом модулей и комплектующих для моек самообслуживания, успешно внедряя свое оборудование на международных рынках.
Одним из ключевых факторов успеха компании является повышение эффективности и управляемости бизнеса, что невозможно без обеспечения прозрачности процессов производства оборудования. Такой подход позволяет минимизировать задержки, быстро устранять возникающие проблемы и своевременно предоставлять клиентам актуальную информацию о статусе их заказов. Это не только упрощает управление производственными процессами, но и способствует повышению качества выпускаемой продукции, снижению издержек и укреплению взаимоотношений с клиентами.
Задачи клиента
Клиент обратился с целью обеспечения прозрачности работы производственного отдела, налаживания взаимодействия между отделами продаж и производства, а также для своевременного контроля за ходом выполнения заказов.
Для поиска решений выделили основные задачи:
Автоматизация взаимодействия между отделами. Настройка системы для автоматической передачи данных между отделами продаж, производства, закупок и монтажа, чтобы исключить ошибки и задержки.
Обеспечение прозрачности производственных процессов. Реализация функционала для отслеживания этапов производства, включая контроль изготовления отдельных узлов оборудования. Получение информации об этапах производства для информирования клиента.
Контроль сроков выполнения задач. Внедрение механизмов уведомлений и напоминаний о сроках для оперативного реагирования на изменения, включая этапы сборки оборудования и закупки узлов.
Автоматизация контроля производства узлов и монтажа. Функционал для отслеживания изготовления отдельных частей оборудования и их сборки.
Управление закупками. Настройка системы для автоматического контроля закупок комплектующих, включая отслеживание сроков.
Ответственность за соблюдения сроков. Требуется четкое определение ответственных лиц за решение каждой конкретной задачи для повышения эффективности работы команды.
Решение
Для достижения целей клиента была разработана комплексная система управления производственными процессами, включающая несколько ключевых элементов и этапов.Мы создали отдельное направление сделки «Проекты», а также рабочее место «Производство», в которое добавили несколько ключевых разделов: «Производство оборудования», «Монтаж», «Узлы оборудования» и «Заказы по узлам».
Воронка Проекты для отдела продаж
В ней менеджер ведет проект по этапам Подготовка, Производство и Отгрузка.
На этапе Подготовка автоматизированы процессы генерации договора, его согласования несколькими участниками и контроль предоплаты. Отсюда же передается информация в отдел монтажа, если он будет осуществляться силами компании. Сделка переходит на этап Производство после подписания договора и получения предоплаты.
На этапе Производство проверяется заполненность информации и запускается подготовительный этап в производстве.
После завершения всех подготовительных задач идет контроль второй оплаты. Только после подтверждения факта оплаты запускается основной процесс производства. На данном этапе автоматизированы уведомления сотрудников отдела продаж, бухгалтерии, производства, а также клиента.
На этап Отгрузка сделка переходит после завершения тестирования оборудования в производстве. Запускаются процессы уведомления клиента о готовности оборудования, контроль оплат, согласования даты и времени для приемки оборудования клиентом, передается информации на склад для отгрузки и контроля отправки оборудования.
На каждом этапе от имени ответственного в ленте фиксируется комментарий по совершенным действиям.
Производство
Производство автомоечного комплекса подразумевает несколько процессов, которые тесно взаимосвязаны друг с другом. В производстве участвует руководитель проекта, руководитель производства, сотрудники отдела снабжения, IT-службы и многие другие.
На этапе Подготовка проекту присваивается номер, в рамках задачи по спецификации создаются узлы (в зависимости от типа оборудования)
и формируются заказы для каждого узла.
При завершении подготовительных задач отправляется уведомление менеджеру отдела продаж. Производство ждет подтверждения оплаты, после чего переходит на следующий этап.
На этапе Производство запускаются основные процессы производства.
Каждый тип оборудования (автомоечный комплекс) состоит из разных узлов (модулей), сборка которых осуществляется при условии обеспечения всем необходимым и со стороны отдела закупки, и со стороны отдела сварки.
Узлы оборудования
Элементы создаются автоматически в соответствии со спецификацией.
На стадии Формирование заказов узел находится до запуска производства.
На стадии Закупка/Сварка узел находится до тех пор, пока заказы по нему не будут закрыты.
Со списком заказов работают сотрудники по закупке и сварке. Каждый видит заказы своего отдела.
При закрытии заказа Узел переходит на стадию Обеспечен, где ответственному за проект приходит уведомление. Он проверяет обеспечение. Если какой-то заказ не закрыт, то возвращает узел на Закупку/Сварку. Если все заказы закрыты, то узел идет на Сборку.
Сборка. Для каждого узла, в зависимости от его названия, запускается процесс по сборке, в котором могут участвовать от 2 до 5 человек.
Собран. На данной стадии ответственному приходит уведомление о готовности конкретного узла.
На этап Тестирования производство переходит при условии сборки всех узлов. После завершения тестирования ставится задача на упаковку оборудования, а в сделке запускается процесс Отгрузки.
Этап Выпуск. После упаковки оборудования сотрудник делает реализацию в 1С. Автоматически закрывается базовая задача и завершается процесс производства.
Монтаж
На этапе Договор ответственный сотрудник готовит договор и отправляет его клиенту.
Подготовка площадки ожидает ее готовность со стороны заказчика для установки оборудования.
Переход на этап Проверка площадки происходит одновременно с переходом Производства на этап тестирования. Здесь ставится задача на проверку готовности площадки и получения акта.
На этапе Монтаж ставится задача по монтажу. Задачи по проверке площадки и монтажу распределяются в календаре в зависимости от занятости ресурсов.
Результат
Внедрение Битрикс24 в отдел производства привело к значительному повышению прозрачности и управляемости всех процессов. Благодаря автоматизации, каждый этап производства оборудования, включая изготовление отдельных узлов, монтаж и закупку комплектующих, стал отслеживаемым в режиме реального времени. Это позволило минимизировать задержки, оперативно устранять возникающие проблемы и своевременно информировать клиентов о статусе их заказов.Кроме того, автоматизация взаимодействия между отделами продаж, производства и закупок исключила ошибки в коммуникации и ускорила передачу данных. Контроль сроков выполнения задач, включая поставки узлов и монтаж, стал более точным, что снизило риски срыва сроков и повысило дисциплину сотрудников.
В результате, компания добилась повышения качества продукции, снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов. Производственные процессы стали более гибкими и адаптивными, что позволило быстрее реагировать на изменения спроса и повысить конкурентоспособность бизнеса.