ООО «ТИиС»: Как внедрение Битрикс24 помогло управлять 180+ проектами транспортной инфраструктуры без потерь времени и данных

Информация о клиенте

Общество с ограниченной ответственностью «Транспортный инжиниринг и строительство» (ООО «ТИиС») — российская компания, специализирующаяся на проектировании, инженерных изысканиях и техническом консалтинге в области транспортного строительства. Организация была зарегистрирована в 2015 году и с тех пор активно развивается, завоевывая доверие клиентов и укрепляя свои позиции на рынке.

Основной деятельностью ООО «ТИиС» является разработка проектных решений и архитектурных объектов для строительства автомобильных дорог, мостов, тоннелей и других инженерных сооружений. В портфель услуг входят проектирование транспортных развязок, железных и автомобильных дорог, подготовка сметной документации, архитектурное и технологическое проектирование, научно-исследовательские работы, авторский надзор и аудит проектов.

На счету компании — более 180 реализованных объектов различной сложности по Центрально-Черноземному и Южному федеральным округам.

Задачи клиента

Клиент обратился с целью внедрения системы управления проектами, поскольку компания сталкивалась с трудностями в управлении проектными сроками из-за ограниченных возможностей используемых инструментов (Excel и 1С документооборот).

Автоматизация задач по проектам. Внедрение функционала для создания задач по проектам с указанием этапов, ответственных и сроков выполнения.
Оптимизация распределения ресурсов между проектами. Обеспечение прозрачности загрузки сотрудников и оборудования.
Отслеживание времени на выполнение задач. Системы учета времени для точного контроля затрат и производительности.
Централизация всей проектной информации в едином пространстве. Хранение всех документов, чертежей, спецификаций, переписок и обновлений по проектам. Устранение “разрозненности” информации и исключение потери данных.
Обеспечение эффективной коммуникации между отделами и участниками проектов. Функционал для обмена сообщениями, обсуждений, комментариев и уведомлений внутри системы. Улучшение прозрачности и быстроты принятия решений.

Решение

Для достижения поставленных целей клиента была разработана и внедрена комплексная система управления проектами на базе CRM-системы Битрикс24. Решение позволило объединить процессы, повысить прозрачность и эффективность работы, а также автоматизировать ключевые этапы жизненного цикла проекта.

Воронка проектов

Была создана воронка сделок «Проекты», которая позволяет отслеживать весь жизненный цикл проекта. В рамках этой воронки фиксируются такие важные параметры, как:
- Шифр проекта
- Тип проекта
- Ответственное подразделение
- Участники проекта
- Даты начала и окончания работ

При создании проекта автоматически генерируется задача «Заключение договора», после которой начинаются основные этапы реализации.

Группы проектов и задачи

Для каждого проекта создается отдельная группа, в которую добавляются все участники. В группе фиксируются задачи, документы, комментарии и обновления. Ссылка на группу доступна прямо из карточки проекта — это позволяет мгновенно перейти к рабочему пространству.

После заключения договора ставится пул задач, который определяет основные направления проекта. Эти задачи доступны как в группе, так и в карточке проекта — для удобства управления и контроля.

Внедрение Битрикс24

Внедрение CRM-системы Битрикс24 включало следующие ключевые этапы:

Настройка структуры компании и регистрации портала. Создана корпоративная структура, приглашены сотрудники, распределены по отделам.
Настройка прав доступа. Разграничены права для руководителей, ГИПов и участников проектов. Участники видят только свои задачи, а руководители — полную картину проекта.
Автоматизация создания проектов. При создании сделки автоматически формируется группа, добавляются участники, назначается ГИП и подгружается пул задач в зависимости от направления (мосты или дороги).
Интеграция диаграммы Ганта и диска. Каждой группе проекта привязаны инструменты для планирования (Ганта) и хранения документов (диск). Это позволяет команде работать в одном месте и видеть общий прогресс.
Создание шаблонов задач. Разработано более 30 шаблонов задач в конструкторе бизнес-процессов, соответствующих этапам проектов в разных направлениях.
Обучение сотрудников. Подготовлены текстовые инструкции и проведены практические занятия по работе с CRM и группами проектов.

Результат

Внедрение современной системы управления проектами позволило ООО "ТИиС" вывести контроль за сроками выполнения работ на качественно новый уровень. Благодаря централизованной платформе сотрудники отделов автомобильных дорог и мостовых сооружений смогли оперативно взаимодействовать, отслеживать статусы задач и обмениваться документами в едином пространстве. Автоматизация рабочих процессов избавило команду от рутинных операций с Excel и минимизирует риски потери актуальных данных. Руководство компании получило удобные инструменты для мониторинга проектов и распределения ресурсов, что создало основу для более эффективного планирования. В результате компания укрепила свои позиции на рынке как ответственный исполнитель, способный гарантировать клиентам своевременную реализацию даже сложных проектов транспортной инфраструктуры.

Заключение

Внедрение цифровых решений для управления проектами позволило ООО "ТИиС" минимизировать риски срывов сроков и повысило эффективность командной работы. Это создало основу для устойчивого развития компании и укрепления её репутации в сфере проектирования транспортной инфраструктуры.