Внедрение Битрикс24 для кейтеринговой компании «Стерх»

О компании

«Стерх» — ведущий кейтеринговый сервис премиум-класса, создающий уникальные гастрономические события с 1992 года.

Специализация:

Полный цикл кейтеринга – от банкетов и фуршетов до кофе-брейков и авторских тортов
Масштаб: мероприятия на 10–1000+ гостей по всей России
География работы – по всей России, с адаптацией под локацию заказчика.

Философия:

«30 лет совершенства в деталях – с любовью к гастрономии и преданностью клиентам».

Проблемы до внедрения Битрикс24

Хаотичная лидогенерация – заявки поступают в 5+ источников (сайт, ВК, Instagram, телефония, почта, мессенджеры). Нет единой системы учета – клиенты «теряются» в почте и таблицах.
Ручное управление заказами – учет заявок из соцсетей, почты и звонков в разрозненных файлах.
Низкая скорость реакции – менеджеры не успевают обрабатывать запросы из-за отсутствия автоматических уведомлений.
Потери клиентов – отсутствие единой CRM для контроля воронки продаж (от первого обращения до подписания договора).
Ручное управление клиентской базой – компании и контакты хранятся в Google-таблицах без структуры. Невозможно быстро фильтровать клиентов по сфере бизнеса (например, для предложения тематического банкета) или датам (дни рождения компаний, ежегодные события)
Долгая подготовка документов – КП готовится более 4х часов из-за ручного формирования меню. Договоры задерживаются – ответственный сотрудник перегружен другими задачами.
Проблемы с оплатами – бухгалтерия и менеджеры не синхронизированы – просрочки обнаруживаются постфактум
Потеря обратной связи – 70% клиентов не оставляют отзывы – нет системы напоминаний
Отсутствие аналитики – нельзя оценить эффективность каналов привлечения, работу менеджеров и окупаемости мероприятия.

Решение

Мы разработали двухуровневую систему обработки заявок, которая превращает хаотичные обращения в четко структурированный рабочий процесс.

Воронка "Заявки"

(Фиксация всех обращений с автоматическим контролем сроков)

Этапы обработки:

Новая заявка → Не удалось связаться → Связь с клиентом, обсуждение → Подготовка КП → Ждем ответа

Автоматизация:

Мгновенные уведомления менеджерам при поступлении заявки

Эскалация при простое: если заявка не взята в работу за 20 минут

Автопостановка задач:

Перезвонить клиенту (с привязкой к записи телефонии)

Сформировать КП за 1 клик (шаблоны с подгрузкой меню)

Фиксация деталей:

В карточке автоматически сохраняются:

Источник заявки (сайт/соц сеть/телефония)
Критичные параметры: дата, место, тип мероприятия, кол-во гостей
История коммуникаций (звонки, письма, сообщения)

Воронка "Сделки"

(Полный цикл от договора до пост-обслуживания)

Ключевые этапы:

Договор и предоплата → Подготовка → Проведение → Финальный счет

Автоматизированные процессы:

Перенос данных из заявки в сделку (исключение дублирования)

Создание договора по шаблону с данными клиента

Контроль оплат: цветовая маркировка счетов ("Ожидает", "Просрочен", "Оплачен")

Автопостановка задач:

После подписания и оплаты задача на подготовку мероприятия (закупка, логистика)

За 3 дня напоминание о проверке готовности

В день события — автоматический переход на этап "Проведение"

После завершения — напоминание отправить итоговый счет и запросить отзыв

Фиксация деталей:

Расчет эффективности мероприятия

Воронка "Паспорт мероприятия"

Мы создали систему, которая считает всё автоматически и показывает рентабельность в реальном времени.

Как это работает?

1️⃣ Менеджер заполняет сделку → указывает количество гостей, блюда из меню, дату мероприятия.
2️⃣ Система за секунды:
* Берет себестоимость каждого блюда из товарного каталога и выводит общую сумму.
* Считает зарплаты штатных и наемных сотрудников.
* Добавляет расходы на транспорт, аренду, налоги.
* Сравнивает с нормативом рентабельности (25%).
3️⃣ Итог: готовый Паспорт мероприятия с чистым доходом.

Дополнительные инструменты

Интеграция сервисов:
Телефония → Почта → WhatsApp → ВКонтакте → Формы обратной связи с сайта в единой карточке сделки
Генерация документов по шаблону: Шаблоны коммерческих предложений, договоров, счетов и актов с автоподстановкой реквизитов.
Мобильное приложение: менеджеры работают с заявками в режиме 24/7
Дашборды для руководства:
Конверсия из заявки в сделку
Загрузка команды (учет часов работы на мероприятиях)
Маржинальность событий