Внедрение Битрикс24 для кейтеринговой компании «Стерх»
О компании
«Стерх» — ведущий кейтеринговый сервис премиум-класса, создающий уникальные гастрономические события с 1992 года.
Специализация:
- Полный цикл кейтеринга – от банкетов и фуршетов до кофе-брейков и авторских тортов
- Масштаб: мероприятия на 10–1000+ гостей по всей России
- География работы – по всей России, с адаптацией под локацию заказчика.
Философия:
«30 лет совершенства в деталях – с любовью к гастрономии и преданностью клиентам».
Проблемы до внедрения Битрикс24
- Хаотичная лидогенерация – заявки поступают в 5+ источников (сайт, ВК, Instagram, телефония, почта, мессенджеры). Нет единой системы учета – клиенты «теряются» в почте и таблицах.
- Ручное управление заказами – учет заявок из соцсетей, почты и звонков в разрозненных файлах.
- Низкая скорость реакции – менеджеры не успевают обрабатывать запросы из-за отсутствия автоматических уведомлений.
- Потери клиентов – отсутствие единой CRM для контроля воронки продаж (от первого обращения до подписания договора).
- Ручное управление клиентской базой – компании и контакты хранятся в Google-таблицах без структуры. Невозможно быстро фильтровать клиентов по сфере бизнеса (например, для предложения тематического банкета) или датам (дни рождения компаний, ежегодные события)
- Долгая подготовка документов – КП готовится более 4х часов из-за ручного формирования меню. Договоры задерживаются – ответственный сотрудник перегружен другими задачами.
- Проблемы с оплатами – бухгалтерия и менеджеры не синхронизированы – просрочки обнаруживаются постфактум
- Потеря обратной связи – 70% клиентов не оставляют отзывы – нет системы напоминаний
- Отсутствие аналитики – нельзя оценить эффективность каналов привлечения, работу менеджеров и окупаемости мероприятия.
Решение
Мы разработали двухуровневую систему обработки заявок, которая превращает хаотичные обращения в четко структурированный рабочий процесс.Воронка "Заявки"
(Фиксация всех обращений с автоматическим контролем сроков)Этапы обработки:
Новая заявка → Не удалось связаться → Связь с клиентом, обсуждение → Подготовка КП → Ждем ответа
Автоматизация:
Автопостановка задач:
Фиксация деталей:
В карточке автоматически сохраняются:
- Источник заявки (сайт/соц сеть/телефония)
- Критичные параметры: дата, место, тип мероприятия, кол-во гостей
- История коммуникаций (звонки, письма, сообщения)


Воронка "Сделки"
(Полный цикл от договора до пост-обслуживания)Ключевые этапы:
Договор и предоплата → Подготовка → Проведение → Финальный счет

Автоматизированные процессы:
Автопостановка задач:
Фиксация деталей:
Расчет эффективности мероприятия

Воронка "Паспорт мероприятия"
Мы создали систему, которая считает всё автоматически и показывает рентабельность в реальном времени.
Как это работает?
1️⃣ Менеджер заполняет сделку → указывает количество гостей, блюда из меню, дату мероприятия.
2️⃣ Система за секунды:
* Берет себестоимость каждого блюда из товарного каталога и выводит общую сумму.
* Считает зарплаты штатных и наемных сотрудников.
* Добавляет расходы на транспорт, аренду, налоги.
* Сравнивает с нормативом рентабельности (25%).
3️⃣ Итог: готовый Паспорт мероприятия с чистым доходом.
1️⃣ Менеджер заполняет сделку → указывает количество гостей, блюда из меню, дату мероприятия.
2️⃣ Система за секунды:
* Берет себестоимость каждого блюда из товарного каталога и выводит общую сумму.
* Считает зарплаты штатных и наемных сотрудников.
* Добавляет расходы на транспорт, аренду, налоги.
* Сравнивает с нормативом рентабельности (25%).
3️⃣ Итог: готовый Паспорт мероприятия с чистым доходом.

Дополнительные инструменты
Интеграция сервисов:Телефония → Почта → WhatsApp → ВКонтакте → Формы обратной связи с сайта в единой карточке сделки
Генерация документов по шаблону: Шаблоны коммерческих предложений, договоров, счетов и актов с автоподстановкой реквизитов.
Мобильное приложение: менеджеры работают с заявками в режиме 24/7
Дашборды для руководства:
Конверсия из заявки в сделку
Загрузка команды (учет часов работы на мероприятиях)
Маржинальность событий
Результат
-
Внедрение автоматизированного корпоративного портала на базе Битрикс24 позволило компании “Стерх” систематизировать клиентскую базу, автоматизировать прием и обработку заявок из различных источников, и упростить создание коммерческих предложений. Улучшенная коммуникация с клиентами и оптимизированное внутреннее взаимодействие привели к повышению эффективности работы сотрудников и улучшению качества обслуживания. Создание единой системы учета заказов и обращений обеспечило прозрачность процессов и возможность анализировать эффективность работы компании.
Заключение
-
Внедрение Битрикс24 позволило “Стерх” выйти на новый уровень автоматизации и управления бизнесом, что положительно сказалось на скорости обработки заказов, качестве обслуживания и общем росте компании. Успешная автоматизация заложила прочный фундамент для дальнейшего развития и укрепления лидерских позиций на рынке корпоративного питания.