Воронеж
Пн-Пт 9:30-18:00
+7 (473) 2000-495

Внедрение Битрикс24 для кейтеринговой компании «Стерх»

О компании

«Стерх» — ведущий кейтеринговый сервис премиум-класса, создающий уникальные гастрономические события с 1992 года.

 Специализация:

  • Полный цикл кейтеринга – от банкетов и фуршетов до кофе-брейков и авторских тортов
  • Масштаб: мероприятия на 10–1000+ гостей по всей России
  • География работы – по всей России, с адаптацией под локацию заказчика.

Философия:

«30 лет совершенства в деталях – с любовью к гастрономии и преданностью клиентам».

Проблемы до внедрения Битрикс24 

  1. Хаотичная лидогенерация – заявки поступают в 5+ источников (сайт, ВК, Instagram, телефония, почта, мессенджеры). Нет единой системы учета – клиенты «теряются» в почте и таблицах.
  2. Ручное управление заказами – учет заявок из соцсетей, почты и звонков в разрозненных файлах.
  3. Низкая скорость реакции – менеджеры не успевают обрабатывать запросы из-за отсутствия автоматических уведомлений.
  4. Потери клиентов – отсутствие единой CRM для контроля воронки продаж (от первого обращения до подписания договора).
  5. Ручное управление клиентской базой – компании и контакты хранятся в Google-таблицах без структуры. Невозможно быстро фильтровать клиентов по сфере бизнеса (например, для предложения тематического банкета) или датам (дни рождения компаний, ежегодные события)
  6. Долгая подготовка документов – КП готовится более 4х часов из-за ручного формирования меню. Договоры задерживаются – ответственный сотрудник перегружен другими задачами.
  7. Проблемы с оплатами – бухгалтерия и менеджеры не синхронизированы – просрочки обнаруживаются постфактум
  8. Потеря обратной связи – 70% клиентов не оставляют отзывы – нет системы напоминаний
  9. Отсутствие аналитики – нельзя оценить эффективность каналов привлечения, работу менеджеров и окупаемости мероприятия.

Решение

Мы разработали двухуровневую систему обработки заявок, которая превращает хаотичные обращения в четко структурированный рабочий процесс.

Воронка "Заявки" 

(Фиксация всех обращений с автоматическим контролем сроков)

Этапы обработки:

Новая заявка → Не удалось связаться → Связь с клиентом, обсуждение → Подготовка КП → Ждем ответа

Автоматизация:

  • Мгновенные уведомления менеджерам при поступлении заявки
  • Эскалация при простое: если заявка не взята в работу за 20 минут

  • Автопостановка задач:

  • Перезвонить клиенту (с привязкой к записи телефонии)
  • Сформировать КП за 1 клик (шаблоны с подгрузкой меню)

  • Фиксация деталей:

    В карточке автоматически сохраняются:
    • Источник заявки (сайт/соц сеть/телефония)
    • Критичные параметры: дата, место, тип мероприятия, кол-во гостей
    • История коммуникаций (звонки, письма, сообщения)


    Воронка "Сделки" 

    (Полный цикл от договора до пост-обслуживания)

     Ключевые этапы:

    Договор и предоплата → Подготовка →  Проведение →  Финальный счет



    Автоматизированные процессы:

  • Перенос данных из заявки в сделку (исключение дублирования)
  • Создание договора по шаблону с данными клиента
  • Контроль оплат: цветовая маркировка счетов ("Ожидает", "Просрочен", "Оплачен")

  • Автопостановка задач:

  • После подписания и оплаты задача на подготовку мероприятия (закупка, логистика)
  • За 3 дня напоминание о проверке готовности
  • В день события — автоматический переход на этап "Проведение"
  • После завершения — напоминание отправить итоговый счет и запросить отзыв

  • Фиксация деталей:

    Расчет эффективности мероприятия



    Воронка "Паспорт мероприятия" 

    Мы создали систему, которая считает всё автоматически и показывает рентабельность в реальном времени.

     Как это работает?

    1️⃣ Менеджер заполняет сделку → указывает количество гостей, блюда из меню, дату мероприятия.
    2️⃣ Система за секунды:
    * Берет себестоимость каждого блюда из товарного каталога и выводит общую сумму.
    * Считает зарплаты штатных и наемных сотрудников.
    * Добавляет расходы на транспорт, аренду, налоги.
    * Сравнивает с нормативом рентабельности (25%).
    3️⃣ Итог: готовый Паспорт мероприятия с чистым доходом.

    Дополнительные инструменты 

    Интеграция сервисов:
    Телефония → Почта → WhatsApp → ВКонтакте → Формы обратной связи с сайта в единой карточке сделки
    Генерация документов по шаблону: Шаблоны коммерческих предложений, договоров, счетов и актов с автоподстановкой реквизитов.
    Мобильное приложение: менеджеры работают с заявками в режиме 24/7
    Дашборды для руководства:
    Конверсия из заявки в сделку
    Загрузка команды (учет часов работы на мероприятиях)
    Маржинальность событий

    Результат

      Внедрение автоматизированного корпоративного портала на базе Битрикс24 позволило компании “Стерх” систематизировать клиентскую базу, автоматизировать прием и обработку заявок из различных источников, и упростить создание коммерческих предложений. Улучшенная коммуникация с клиентами и оптимизированное внутреннее взаимодействие привели к повышению эффективности работы сотрудников и улучшению качества обслуживания. Создание единой системы учета заказов и обращений обеспечило прозрачность процессов и возможность анализировать эффективность работы компании.

      Заключение 

        Внедрение Битрикс24 позволило “Стерх” выйти на новый уровень автоматизации и управления бизнесом, что положительно сказалось на скорости обработки заказов, качестве обслуживания и общем росте компании. Успешная автоматизация заложила прочный фундамент для дальнейшего развития и укрепления лидерских позиций на рынке корпоративного питания.

    Хотите добиться такого же эффекта? Пишите или звоните нам, Team-B на связи!