Интеграция «Курортмакс» со СберБанк Онлайн и Битрикс24

Как выглядит типичный день в туристической компании: сотрудники общаются с заказчиками и подбирают им нужный тур, оформляют договора, отправляют счета клиентам, следят за просрочкой платежей... Большую часть дня персонала занимает рутина, много времени уходит на операционку. Например, составить договор, перепроверить его, уточнить у буха оплату...

Дела усложняются, когда компания принимает рассрочки. Вполне легко запутаться в расчетах. Ошибки выводят из себя и клиента, и бухгалтера, который погряз в документации. Плюсы есть: для заказчиков это способ разбить крупную сумму на несколько мелких частей и позволить себе дорогостоящую покупку. Но лояльности не прибавляется, потому что процессы зачастую выстроены неидеально. Например, менеджер может не туда посмотреть и подумать, что клиент не оплатил счет; хотя последний перевел средства, и такая ошибка его разозлит. Дальнейшие коммуникации будут уже натянутыми в части случаев.

Для менеджеров и бухгалтерии, повседневные задачи — это кипы бумаг и путаницы:

• Следить за тем, чтобы клиент вовремя оплатил бронь, иначе она слетит и место в отеле достанется другим людям. Или того хуже — выплачивать частичную или полную сумму придется туристической компании, потому что вся ответственность ложится на нее.
• Менеджеры дергают бухгалтеров, чтобы узнать прошла оплата или нет, а бухгалтеры с кипящими мозгами ищут нужную бумажку в куче таких же. Квест становится сложнее, когда клиент не указывает номер сделки, реквизиты и т.п. А обычно так и происходит.

Мы давно работаем с туристической компанией «Курортмакс». Рутина их не обошла. Но эта компания всегда стремилась к оптимизации процессов. А мы с этим помогли.

Когда мы увеличили поток клиентов в 2-3 раза от прошлых показателей за сезон, вскрылась проблема: рутина отнимает катастрофически много времени. Отдел продаж занят не клиентами, а бумагами и отчетами. Чтобы изменить ситуацию, мы полностью автоматизировали систему учета платежей в Битрикс24 и связали оплату счетов со СберБанк Онлайн.

1. Битрикс24 — или как ускорить работу менеджера в 6 раз

От часу до полутора — столько времени обычно уходит на составление договора, с учетом заполнения каждого поля и перепроверкой документа. И это даже не у новичка, который только-только начал работать с клиентами, а у вполне опытного специалиста.

Если только процесс не автоматизирован. В этом случае договор заполняется за одну минуту и отправляется клиенту прямо из Битрикс24. Счет генерируется системой самостоятельно, достаточно нажать на одну кнопку, чтобы готовый документ был на руках. Звучит как фантастика, но нет, это современная реальность, которую мы создали для нашего заказчика. При помощи внедрения CRM-системы Битрикс24 мы сократили время на рутину для отдела продаж минимум в 6 раз!

Как процесс выглядит сейчас:

• Сотрудник заказчика вбивает реквизиты плательщика в систему;
• Генерирует договор, нажав всего одну кнопку. В CRM мы настроили шаблоны документов;
• Внутри сделки и счета формируется постоянный QR-код для оплаты. Он закрепляется за клиентом и работает даже в последующих отчетных периодах. Клиент оплачивает покупку по QR-коду до тех пор, пока не погасит всю сумму сделки;
• Плательщику выставляется счет и направляется уже вместе с договором. Все также происходит в Битрикс24 — без экспорта документа и выгрузок. Клик, и договор с подписью и печатями отправлен на почту клиенту.

Наша система генерирует QR-код для оплаты и подставляет в счет, который можно отправить клиенту прямо из Битрикс24.

Интеграция с Битрикс24 дала возможность менеджеру компании видеть общую сумму и стадию сделки, внесенную сумму оплаты и остаток. Для руководителя мы внедрили отчеты, которые показывают всю оборотку и прибыльность в любую секунду, достаточно нажать кнопку «сформировать отчет». Полная информация о лидах и сделках в Битрикс24 упростила передачу новому менеджеру. Теперь достаточно перевести сделку на другого ответственного и тот подхватит ее и сможет полноценно довести до продажи.

2. СберБанк Онлайн. Интернет-эквайринг

Мы упростили процесс отслеживания оплат, интегрировав платежи СберБанк Онлайн и связав с Битрикс24. Стандартных решений здесь нет, поэтому мы провели огромную совместную работу с техническим отделом Сбера по доработке API под требования компании «Курортмакс».

Теперь данные о совершении платежа клиентом передаются в Битрикс24 заказчика. Если оплата пришла в полном размере — сделка оплачена на 100%, клиент получает автоматическую рассылку с поздравлением об успешном заказе. Менеджер выдыхает. Если платеж погашен частично — клиенту также приходит смс о внесении конкретной части суммы. Менеджер наблюдает движение сделки через Битрикс24. Ему не нужно помнить, что и на каком этапе находится, теперь об этом напомнит система. Отдельный плюс для руководства: ты не зависишь от человека, а в пару кликов сам обладаешь актуальной инфой.

При поступлении платежа из СберБанк Онлайн система Битрикс24 автоматически передвигает сделку по стадиям и отправляет смс и e-mail клиенту о зачислениях и остатках.

С внедрением платежей по QR-коду у клиентов нашего заказчика появилась возможность удаленной оплаты. Больше не требуется приезжать в офис или идти в банк для оплаты по счету. Нововведение особенно хорошо повлияло на продажи в регионах.

Процесс оплаты счета для клиента выглядит примерно так:

1. Клиент получает в письме или мессенджере счет с QR-кодом
2. Открывает мобильное приложение СберБанка и сканирует QR-код
3. Совершает платеж

В момент зачисления средств наша система уведомляет заказчика о полученной сумме и об остатке. Информация подтягивается в Битрикс24, что сразу видит менеджер.

Мы оптимизировали весь цикл обработки сделки в Битрикс24. Помимо автоматических уведомлений о зачислениях, мы также настроили напоминания клиенту о сроках оплаты. Это кардинально облегчило жизнь менеджеров и освободило их от ручной отправки писем и совершения звонков.

Если раньше под ответственностью одного сотрудника находилось до 50 сделок, то теперь один менеджер спокойно управляется с 500-700.

Так, например, если клиент задерживает оплату, он получает автоматическое напоминание, что скоро бронь слетит — пора поторопиться. Уведомление приходит на почту и номер телефона. При этом система автоматически высчитывает все дедлайны. Менеджеру не приходится запоминать никакие даты.

А в крайних случаях, когда под угрозой отмена брони, напоминание получает и менеджер. Ответственному за сделку автоматически ставится задача с дедлайном о звонке/письме. Если же дедлайн просрочен, то уведомление уже летит вышестоящему руководству. До последнего обычно не доходит!

3. Резюмируем

От автоматизации в плюсе и менеджеры, и клиенты, и сама компания. Причин много:

• Можно избежать аннуляции тура клиента, потенциальных затрат на слетевшее бронирование по забывчивости сотрудника;
• Можно рассылать автоматические уведомления об оплате. Это формирует лояльность клиента, потому что компания не оставляет его наедине с вопросом «Дошли деньги?». Благодаря рассылке он всегда в курсе о своем балансе;
• Любому менеджеру доступна информация о сделке. Система автоматически, вместе с совершением платежа двигает ее. После каждого этапа работ она говорит сотруднику, какие действия требуется сделать дальше;
• Клиент знает, на каком шаге от завершения он находится. Уведомления, своевременные звонки менеджера — это формирует образ компании;
• У бухгалтерии спать спокойнее на один повод больше. Менеджеры знают, поступила оплата от клиента или нет без ее помощи;
• Как забыть о руководстве. Отсутствие автоматизации обходилось дороже: затраченное время сотрудников на рутину, бесконтрольность бизнес-процессов в организации и просроченные платежи. Теперь заполнение и отправка договора со счетом занимает 15 минут — а это меньше обычного минимум в 6 раз.

С помощью интеграции систем Битрикс24 и СберБанк Онлайн нам удалось:

• упростить процесс принятия оплат от клиента;
• автоматизировать получение средств от клиента, вносить изменения сразу в сделку Битрикс24;
• остановить потерю денежных средств в процессе перевода;
• принимать оплаты удаленно;
• настроить четкий контроль бизнес-процессов.

Хотите добиться такого же эффекта? Пишите или звоните нам, Team-B на связи!