Как мы навели порядок в платежах строительной компании Ярдо и сэкономили более 1,5 млн рублей

Информация о клиенте

Когда речь идет о строительстве — это не только кирпичи и бетон. Это сложная система, где каждый платеж, каждая смета и каждый документ играют ключевую роль. ГК Ярдо — компания, которая не просто строит дома, а создает целые проекты комплексной застройки. Но даже у таких амбициозных компаний бывают проблемы — особенно если финансовые процессы остаются в ручном режиме.

Задачи клиента: когда ручной учет становится тормозом

В строительном бизнесе ежемесячно обрабатывается сотни платежей — от поставщиков, подрядчиков, за материалы и выполненные работы. Ручная обработка таких операций — это не только неэффективно, но и рискованно для репутации.

Что шло не так:

• Задержки в согласовании — счета «зависали» у ответственных сотрудников на 3–5 дней, что тормозило проекты и вызывало недовольство партнеров.

• Ошибки в оплате — из-за человеческого фактора счет мог остаться неоплаченным, деньги уходили не туда, что приводило к финансовым потерям и конфликтам.

• Потеря документов — бухгалтерия тратила часы на поиск закрывающих актов, что снижало продуктивность.

• Нулевая прозрачность — невозможно было отследить, на каком этапе сейчас счет, кто и когда должен согласовать и оплатить документ — это создавало хаос и снижало дисциплину.

Решение: автоматизация финансовых процессов

Мы помогли клиенту создать интеллектуальную систему согласования платежей, которая:

1. Автоматизирует согласование

• Классификация счета по юридическим лицам

• Многоступенчатая проверка (руководитель → юрист/экономист → директор)

• Интеллектуальная маршрутизация – система сама определяет, кому отправить счет

• Распределение по этапам согласования

• Автоуведомления ответственных лиц о сроках и действиях

2. Исключает ошибки

• Привязка к договору – каждый платеж автоматически связывается с реестром

• Запрет дублей – система не пропустит повторную оплату одного счета

• Права доступа – разграничивает права доступа и ответственность

• Контроль документов – назначение ответственных за получение закрывающих документов в зависимости от способа получения оригинала (нарочно, ЭДО, почта РФ)

3. Дает полный контроль

• Статусы в реальном времени

• Жесткие сроки – если ответственный не согласовал счет за 2 часа, процесс эскалируется

• История согласования и оплаты фиксируется в каждом счете

• Отчеты по KPI – кто задерживает, кто отклоняет, где узкие места

Все это реализовано через смарт-процесс «Счета на оплату», который включает этапы:

- Новый

- На согласовании у руководителя

- Дополнительная проверка (экономист/юрист)

- На согласовании у директора

- Ждёт оплату

- Закрывающие документы

И, соответственно, закрывающие стадии:

- Отклонён руководителем

- Отклонён юристом

- Отклонён директором

- Ошибочный

Каждый этап сопровождается уведомлениями, задачами и автоматическими переходами — чтобы никто не забыл, и всё шло по графику.

Решение: финансовая система, которая работает как часы

Внедрение системы позволило компании:

• Ускорить согласование и оплату счетов — теперь большинство счетов проходит этапы в разы быстрее;

• Снизить риск ошибок и потерь — автоматическая привязка к договорам и контроль документов;

• Сэкономить время и ресурсы бухгалтерии и руководства — сотрудники тратят меньше времени на рутину;

• Обеспечить прозрачность и контроль — каждый платеж отслеживается и документирован;

• Повысить доверие контрагентов — благодаря стабильности и прозрачности.

Заключение

Внедрение системы управления платежами обеспечило компании прозрачность финансовых процессов, сокращение ошибок и сроков согласования, а также укрепление платежной дисциплины за счет автоматизации, привязки к договорам и четкого документооборота.