Внедрение Битрикс24 для кейтеринговой компании «Стерх»

О компании

«Стерх» — ведущий кейтеринговый сервис премиум-класса, создающий уникальные гастрономические события с 1992 года.
Специализация:

• Полный цикл кейтеринга – от банкетов и фуршетов до кофе-брейков и авторских тортов
• Масштаб: мероприятия на 10–1000+ гостей по всей России
• География работы – по всей России, с адаптацией под локацию заказчика.

Философия:

«30 лет совершенства в деталях – с любовью к гастрономии и преданностью клиентам».

Проблемы до внедрения Битрикс24

1. Хаотичная лидогенерация – заявки поступают в 5+ источников (сайт, ВК, Instagram, телефония, почта, мессенджеры). Нет единой системы учета – клиенты «теряются» в почте и таблицах.
2. Ручное управление заказами – учет заявок из соцсетей, почты и звонков в разрозненных файлах.
3. Низкая скорость реакции – менеджеры не успевают обрабатывать запросы из-за отсутствия автоматических уведомлений.
4. Потери клиентов – отсутствие единой CRM для контроля воронки продаж (от первого обращения до подписания договора).
5. Ручное управление клиентской базой – компании и контакты хранятся в Google-таблицах без структуры. Невозможно быстро фильтровать клиентов по сфере бизнеса (например, для предложения тематического банкета) или датам (дни рождения компаний, ежегодные события)
6. Долгая подготовка документов – КП готовится более 4х часов из-за ручного формирования меню. Договоры задерживаются – ответственный сотрудник перегружен другими задачами.
7. Проблемы с оплатами – бухгалтерия и менеджеры не синхронизированы – просрочки обнаруживаются постфактум
8. Потеря обратной связи – 70% клиентов не оставляют отзывы – нет системы напоминаний
9. Отсутствие аналитики – нельзя оценить эффективность каналов привлечения, работу менеджеров и окупаемости мероприятия.

Решение

Мы разработали двухуровневую систему обработки заявок, которая превращает хаотичные обращения в четко структурированный рабочий процесс.

Воронка «Заявки»

(Фиксация всех обращений с автоматическим контролем сроков)

Этапы обработки: Новая заявка → Не удалось связаться → Связь с клиентом, обсуждение → Подготовка КП → Ждем ответа

Автоматизация:

• Мгновенные уведомления менеджерам при поступлении заявки
• Эскалация при простое: если заявка не взята в работу за 20 минут

Автопостановка задач:

• Перезвонить клиенту (с привязкой к записи телефонии)
• Сформировать КП за 1 клик (шаблоны с подгрузкой меню)

Фиксация деталей. В карточке автоматически сохраняются:

• Источник заявки (сайт/соц сеть/телефония)
• Критичные параметры: дата, место, тип мероприятия, кол-во гостей
• История коммуникаций (звонки, письма, сообщения)

Воронка «Сделки»

(Полный цикл от договора до пост-обслуживания)

Ключевые этапы: Договор и предоплата → Подготовка → Проведение → Финальный счет

Автоматизированные процессы:

• Перенос данных из заявки в сделку (исключение дублирования)
• Создание договора по шаблону с данными клиента
• Контроль оплат: цветовая маркировка счетов («Ожидает», «Просрочен», «Оплачен»)

Автопостановка задач:

• После подписания и оплаты задача на подготовку мероприятия (закупка, логистика)
• За 3 дня напоминание о проверке готовности
• В день события — автоматический переход на этап «Проведение»
• После завершения — напоминание отправить итоговый счет и запросить отзыв

Фиксация деталей: расчет эффективности мероприятия.

Воронка «Паспорт мероприятия»

Мы создали систему, которая считает всё автоматически и показывает рентабельность в реальном времени.

Как это работает?

1. Менеджер заполняет сделку → указывает количество гостей, блюда из меню, дату мероприятия.
2. Система за секунды:
   • Берет себестоимость каждого блюда из товарного каталога и выводит общую сумму.
   • Считает зарплаты штатных и наемных сотрудников.
   • Добавляет расходы на транспорт, аренду, налоги.
   • Сравнивает с нормативом рентабельности (25%).
3. Итог: готовый Паспорт мероприятия с чистым доходом.

Дополнительные инструменты

• Интеграция сервисов: Телефония → Почта → WhatsApp → ВКонтакте → Формы обратной связи с сайта в единой карточке сделки
• Генерация документов по шаблону: Шаблоны коммерческих предложений, договоров, счетов и актов с автоподстановкой реквизитов.
• Мобильное приложение: менеджеры работают с заявками в режиме 24/7
• Дашборды для руководства: конверсия из заявки в сделку, загрузка команды (учет часов работы на мероприятиях), маржинальность событий

Результат

Внедрение автоматизированного корпоративного портала на базе Битрикс24 позволило компании «Стерх» систематизировать клиентскую базу, автоматизировать прием и обработку заявок из различных источников, и упростить создание коммерческих предложений. Улучшенная коммуникация с клиентами и оптимизированное внутреннее взаимодействие привели к повышению эффективности работы сотрудников и улучшению качества обслуживания. Создание единой системы учета заказов и обращений обеспечило прозрачность процессов и возможность анализировать эффективность работы компании.

Заключение

Внедрение Битрикс24 позволило «Стерх» выйти на новый уровень автоматизации и управления бизнесом, что положительно сказалось на скорости обработки заказов, качестве обслуживания и общем росте компании. Успешная автоматизация заложила прочный фундамент для дальнейшего развития и укрепления лидерских позиций на рынке корпоративного питания.